Заповнюйте вільні записи через контрольований список очікування

Коли з’являється вільний запис, Truvoca може зв’язатися з дозволеними учасниками списку очікування за визначеними правилами пріоритету й часу, запропонувати доступний варіант, зафіксувати відповідь та оновити розклад лише після перевірки двосторонньої дії.

30 хвилин у Google Meet. Час показано за східноєвропейським (GMT+03:00). Планування працює на Google Calendar, тож вибір часу відбувається у сервісі Google.

Чому для цього процесу потрібні чіткі межі

Вільний час може зникнути, поки команда шукає список, телефонує кільком людям і звіряє відповіді. Автоматизація корисна лише тоді, коли явно визначені допустимість контактів, пріоритет, одночасні пропозиції, блокування часу, підтвердження, строк дії пропозиції та поведінка при помилці.

Як працює процес

Отримати підтверджений вільний час із системи розкладу
Визначити порядок дозволених контактів за погодженими правилами
Запропонувати точні дату, час, локацію та дозволені альтернативи
Зафіксувати згоду, відмову, недоступність, відсутність відповіді або потребу в допомозі
Забронювати час лише через перевірену операцію; інакше створити завдання для команди
Закрити інші пропозиції цього часу й записати остаточний результат

Правила та винятки

Використовувати прозорі правила пріоритету, погоджені бізнесом
Не розкривати причину чужого скасування або чутливі деталі
Не підтверджувати один час двом людям
Визначити строк дії пропозиції та поведінку при одночасному контакті
Залишити скасування, перенесення й клінічні запитання в межах погодженого процесу

Системи й дані

Процес може читати вільний час, тип запису, локацію, дозволені записи списку очікування, вподобання й правила контакту. Він може записати статус пропозиції, відповідь, тимчасово зарезервований час, підтверджений запис або завдання для команди лише після тестування актуальності розкладу та запису результату в систему.

Що підготувати до демо

Підготуйте приклад події скасування, поля списку очікування, правила пріоритету, типи записів, політику контактів, систему бронювання та випадки, де рішення має приймати працівник.

FAQ

Чи може Truvoca автоматично забронювати вільний час?

Лише після перевірки актуальної доступності, блокування часу, дозволів, запису результату в систему, підтвердження, скасування операції та звіряння даних. Інакше процес фіксує інтерес і створює завдання для команди.

Як агент обирає, кому дзвонити першому?

Бізнес визначає прозорі правила допустимості та пріоритету: тип запису, локацію, заявлені вподобання, погоджений порядок списку очікування й обмеження контактів. Приховані або чутливі критерії не використовуються.

Що буде, якщо двоє людей погодяться на один час?

Потрібний захист від одночасного бронювання та надійне блокування часу. Якщо система не гарантує цілісність операції, агент не підтверджує запис і передає відповіді команді.

Чи можна запропонувати кілька варіантів часу?

Так, коли система розкладу повертає актуальні варіанти, а вибір, тимчасове утримання й бронювання протестовані. Не можна використовувати застарілу копію розкладу.

Що робити з клінічним запитанням?

Агент не відповідає поза погодженими адміністративними матеріалами. Він зупиняє бронювання й використовує перевірений маршрут клініки.

Чи гарантує цей процес заповнення вільного часу?

Ні. Він створює контрольований процес контакту й бронювання. Результат залежить від допустимості контакту, актуальної доступності, відповіді людини, роботи системи й подальших дій команди.